Obowiązek zgłoszenia do rejestru okazów gatunków objętych przepisami CITES lub rozporządzeń UE wynika z przepisów krajowych. W różnych państwach uregulowania dotyczące rejestrowania są odmienne. Poniżej omówione zostały wyłącznie zasady obowiązujące w Polsce.
Przy analizie legalności pochodzenia poszczególnych okazów często istotne jest sprawdzenie, czy, a jeśli tak to kiedy i na podstawie jakich przepisów, były one wcześniej zarejestrowane. Dlatego warto znać historię wprowadzania i modyfikowania tych zasad.
Obowiązek rejestracji przetrzymywania, uprawy i hodowli wszystkich roślin i zwierząt, których przewożenie przez granicę państwową podlegało ograniczeniom na podstawie umów międzynarodowych, których Rzeczpospolita Polska jest stroną (czyli gatunków wymienionych z Załącznikach I, II i III CITES), wprowadziła Ustawa z dnia 7 grudnia 2000 r. o zmianie ustawy o ochronie przyrody 12. Zasady rejestracji były podobne do obowiązujących obecnie, z tym że dotyczyły bez wyjątku wszystkich podmiotów przetrzymujących, uprawiających lub hodujących takie rośliny lub zwierzęta. Listę gatunków podlegających tym ograniczeniom miał określić minister właściwy do spraw środowiska. Rozporządzenie to weszło w życie w dniu 1 maja 2002 roku. Od tego dnia zaczął w Polsce istnieć obowiązek rejestracji.
W cytowanej wyżej ustawie wprowadzającej obowiązek rejestracji określono jednocześnie (w art. 9), że w odniesieniu do okazów roślin i zwierząt, które znajdowały się już w czyimś posiadaniu w chwili wejścia w życie obowiązku rejestracji, ich zgłoszenia do rejestru należało dokonać w ciągu 18 miesięcy od dnia wejścia w życie rozporządzenia określającego listę tych gatunków – czyli do 3 listopada 2003 r. W odniesieniu do tych okazów nie trzeba było wykazywać ich legalnego pochodzenia, lecz wystarczyło załączyć oświadczenie, że pochodzą sprzed dnia wejścia w życie wspomnianego rozporządzenia, czyli że posiadało się je już 30 kwietnia 2002 r.
Ten pierwszy system rejestracji przestał obowiązywać 1 maja 2004 r., z chwilą wejścia Polski do Unii Europejskiej. W tym dniu weszła w życie ustawa z dnia 16 kwietnia 2004 r. o ochronie przyrody. Wyłączyła ona rośliny, bezkręgowce i ryby z obowiązku rejestracji, zwolniła niektóre podmioty z tego obowiązku oraz zmieniła listę gatunków podlegających ograniczeniom. Wprowadziła także kolejny okres przejściowy, pozwalający na zarejestrowanie wszystkich okazów, które nie miały potwierdzonego legalnego pochodzenia. Art. 149 tej ustawy stanowił: „Zwierzęta, o których mowa w art. 61 ust. 1, na które nie ma dokumentu stwierdzającego legalność pochodzenia lub zezwolenia ministra właściwego do spraw środowiska, podlegają rejestracji, zgodnie z art. 64 ust. 1, w okresie 6 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy.” Wprowadzony w tej sposób drugi okres przejściowy obowiązywał do 2 listopada 2004 r.
15 listopada 2008 r. weszła w życie nowelizacja ustawy o ochronie przyrody, która po raz kolejny zmodyfikowała (ograniczyła) listę gatunków podleagających rejestracji.
Na podstawie wymienionych wyżej przepisów wydzielić można 6 okresów, w których obowiązywały odmienne zasady rejestracji:
Obowiązek zgłoszenia do rejestru dotyczy wyłącznie żywych płazów, gadów, ptaków i ssaków należących do gatunków wymienionych w aneksach A i B rozporządzenia Rady nr 338/97, a także osobników będących mieszańcami międzygatunkowymi, jeśli wśród przodków do pięciu pokoleń wstecz choć raz pojawił się osobnik z gatunku wpisanego do jednego z tych aneksów. Należy przy tym zaznaczyć, że jeśli osobnik będący mieszańcem międzygatunkowym ma wśród swoich przodków (uwzględniając 5 pokoleń) przedstawicieli zaliczanych do różnych aneksów, stosuje się wobec niego zasady dotyczące aneksu bardziej rygorystycznego.
Aneksy do rozporządzenia Rady nr 338/97 są co jakiś czas nowelizowane, co jest m.in. wynikiem zmian w załącznikach CITES.
Obowiązek zgłoszenia do rejestru spoczywa na każdym posiadaczu okazu podlegającego rejestracji, z wyjątkiem ogrodów zoologicznych (posiadających zezwolenie, o którym mowa w art. 67 ustawy o ochronie przyrody), podmiotów prowadzących zgłoszoną do ewidencji działalność handlową w zakresie handlu zwierzętami podlegającymi ograniczeniom na podstawie przepisów prawa Unii Europejskiej (przede wszystkim hurtownie, giełdy i sklepy zoologiczne i akwarystyczne), a w odniesieniu do zwierząt przetrzymywanych w celu leczenia i rehabilitacji – posiadających zezwolenie na działalność ośrodków rehabilitacji zwierząt oraz lecznic weterynaryjnych. Pod pojęciem „posiadacza” zwierzęcia rozumie się zarówno właściciela, jak i użytkownika, najemcę, zastawnika, czy każdego, kto posiada inny tytuł prawny do władania tym zwierzęciem.
Zgłoszenie do rejestru składa się u starosty właściwego ze względu na miejsce przetrzymywania zwierzęcia w ciągu 14 dni od chwili wejścia w jego posiadanie lub sprowadzenia do Polski. W takim samym terminie od utraty, śmierci, wywozu za granicę lub zmiany danych wpisanych do rejestru należy zgłosić wniosek o wykreślenie z rejestru lub uaktualnienie wpisanych danych.
W przypadku niektórych gatunków nie jest możliwe określenie dokładnej liczby potomstwa w ciągu 14 dni od jego urodzenia np. dlatego, że w tak krótkim czasie od urodzenia nie należy niepokoić tych zwierząt w ich kryjówce. Wówczas hodowca może złożyć wniosek o przywrócenie terminu, a jeśli zostanie on przekonująco uargumentowany, powinien zostać rozpatrzony pozytywnie. Chociaż niezłożenie we właściwym terminie wniosku o rejestrację stanowi wykrocznie, nie oznacza to, że zwierząt zgłoszonych z opóźnieniem także z innych przyczyn nie można wpisać do rejestru (przywracając termin). Obecnie (po zakończeniu okresów przejściowych) o wpisaniu do rejestru powinno decydować przede wszystkim to, czy posiadacz dysponuje dokumentami potwierdzającymi legalne pochodzenie okazu.
Zgłoszenie powinno zawierać wszystkie informacje, które mają znaleźć się w rejestrze, z wyjątkiem daty dokonania wpisu, a więc:
W przypadku zgłoszenia zmiany danych ujawnionych w rejestrze, wystarczy przekazać informacje, które uległy zmianie, oraz wskazać, którego zwierzęcia one dotyczą (podając np. jego nr w rejestrze).
Poniżej przedstawiono listę dokumentów, które mogą potwierdzać legalne pochodzenie zgłaszanych do rejestru okazów zwierząt. Należy jednak pamiętać, że w żadnym wypadku nie jest to lista dokumentów, które należy automatycznie uznawać za wystarczające do wykazania, że okaz ma legalne pochodzenie. Za spełnienie warunku podanego w art. 64 ust 6 ustawy o ochronie przyrody można uznać jedynie dostarczenie kompletu dokumentów, umożliwiających ocenę dotyczącą legalnego pochodzenia. Czasami może to być jeden dokument (np. „kopia dla posiadacza” zezwolenia na import okazu, wystawiona na zgłaszającego okaz do rejestru), a czasami takich dokumentów potrzeba będzie wiele. Np. w przypadku jastrzębia odłowionego na wolności przez osobę X, zgłaszanego do rejestru przez osobę Y, mogą to być następujące 4 uzupełniające się dokumenty:
zezwolenie Ministra Środowiska na odłowienie i posiadanie jastrzębia przez osobę X,
zezwolenie Ministra Środowiska na przewóz i posiadanie jastrzębia przez osobę Y,
wspólnotowe świadectwo dla przewozu żywego okazu do nowej lokalizacji u osoby Y,
umowa darowizny (lub użyczenia) okazu przez osobę X osobie Y.
Lista dokumentów, mogących potwierdzać pochodzenie zgłaszanych do rejestru zwierząt:
Wpisanie do rejestru starosta potwierdza wydaniem zaświadczenia. Zwierzęta objęte obowiązkiem rejestracji, wpisane do rejestru starosty, można legalnie posiadać. Z wyjątkiem okazów z Aneksu A, które nie zostały urodzone i wyhodowane w niewoli, można je także swobodnie przekazać w formie darowizny (co wiąże się ze złożeniem wniosku o wykreślenie z rejestru przez dotychczasowego właściciela oraz o wpisanie do rejestru przez nowego właściciela). Mogą być też dziedziczone.